Flujo de Efectivo

El dinero en efectivo paga sus cuentas actuales. Necesita tener dinero a mano para pagar los gastos diarios de pagar a sus empleados, comprar mercancías y cubrir sus costos fijos. La pregunta que se tiene que hacer es - ¿tengo suficiente dinero en efectivo para cubrir mis próximos gastos.

Sus ganancias le pagan sus gastos futuros. Aunque tenga suficiente dinero para pagar sus gastos actuales, si su negocio no saca lucro, se le acabará el dinero en algún punto futuro. Por esta razón, la segunda pregunta que se debería hacer es - ¿cuánto lucro saco por cada dólar de ventas?

Casi todos los negocios pierden dinero durante los primeros seis a dieciocho meses de su funcionamiento. La mayor parte de los principiantes de negocios caen en bancarrota porque gastan demasiado en equipos y mejorías del negocio en vez de poner dinero hacia un lado para compensar estas pérdidas iniciales.

Usted debería poner a un lado seis meses de fondos en efectivo para operaciones diarias más suficiente dinero para cubrir los gastos de vida y así poder sobrevivir el periódo inicial de pérdidas al comienzo de su negocio. Esto significa que necesita suficiente dinero para operar su negocio por seis meses, y cubrir todos los gastos sin apropiarse ni de un centavo de los ingresos de ventas. (Los requisitos de reservar fondos en efectivo varian con el tipo de negocio).

Después de sobrevivir el aprieto monetario que surge con el comienzo de un negocio, Usted debe prepararse para aún otro problema con el flujo de efectivo. El crecimiento rápido de ventas puede causarle más problemas con el flujo de efectivo que cuando sufre de ventas pobres. Sencillamente, usted necesita pagarle a sus suministradores por las nuevas mercancías y materiales brutos antes de que a usted le paguen sus clientes.

Por ejemplo, Usted le paga a sus suministradores al contado al recibo de su mercancía (C.O.D.), pero necesita darles a sus clientes trienta días de crédito. Esto no es nada raro cuando se trata de nuevos negocios. Sus ventas suben $3.000 y su costo al por mayor de estos bienes es $2.500 (la ganancia neta de $500 es suya). ¿Por cuánto se disminuyen sus fondos para el flujo de efectivo?

Sus fondos son $2.500 menos durante los siguientes treinta días. Esto ocurre porque Usted necesita pagar inmediatamente los bienes que ha comprado. Sus clientes no le pagarán los $3.000 que le deben por treinta días.

Para superar los problemas con su flujo de efectivo, causados por ambas razones de las pérdidas iniciales y crecimiento rápido, necesita proyectar el flujo de efectivo. Las tres medidas delineadas en esta sección lo ayudarán a determinar.

1) Cuanto capital líquido va a necesitar

2) Cuando necesitará el dinero y

3) De donde vendrá el dinero. La proyección del flujo de efectivo le advertirá de futura escasez de capital líquido antes de causarle una crisis crítica.

TRES MEDIDAS PREPARATORIAS PARA CREAR UN PRESUPUESTO DE SU FLUJO DE EFECTIVO

Primera medida Haga una proyección de sus gastos - ¿Cuánto efectivo se necesita?

Antes de abrir su negocio debe con cuidado proyectar todos sus gastos (e.g., alquiler, calefacción, mano de obra, inventario, equipos) para el primer año. Esto debe hacerse cada mes. ¡Sea conservador! Exajere sus gastos para que no se encuentre corto de fondos.

Haga una lista de gastos en una hoja reglada, un “spread sheet”. Es decir, una hoja grande marcadas con columnas donde Usted proyecta sus próximos gastos y después apunta los gastos reales. Puede crear este registro usando papel de contabilidad o usando un programa de computadora.

Calcule lo mejor que pueda si no sabe los gastos exactos. Infórmese más sobre los estimados de gastos por medio de revistas industriales, suministradores, llamadas telefónicas a los servicios que encontrará en las páginas amarillas, y los servicios de consulta. Concéntrese en los gastos más grandes ya que éstos le harán el más grande impacto a sus beneficios lucrativos. Asegúrese de incluir en sus apuntes los pagos a sus prestamistas y suministradores, tanto como los pagos mensuales por equipos alquilados.

También debe prestar atención a las diferencias en gastos acumulados (gastos de papel) comparadas con pagos reales en efectivo. Por ejemplo, su contador puede incluir en la lista los gastos de seguro como un gasto mensual. Sin embargo, este gasto grande tiende a pagarse en una cuota anual. Esté seguro de saber las fechas de vencimiento de estas cuentas para poner suficiente dinero a un lado para pagarlas.

Al fin de cada mes, usted debería comparar sus gastos proyectados con sus gastos reales para ver si se mantuvo dentro de su presupuesto. Esta es la mejor forma de mejorar su capacidad de ahorrar dinero en el futuro.

Segunda medida Entienda su ciclo de operaciones -¿Cuándo se necesitará efectivo?

El día que tenga que pagar su cuenta es tan importante como la cantidad que debe pagar. Por esta razón, antes de abrir su negocio, necesita comprender la relación entre la cantidad de dinero que necesitará para cubrir sus gastos y cuando tendrá que pagar sus cuentas. Esto se llama ciclo de operaciones.

El ciclo de operaciones resume cuatro partes de su negocio

Cuanto efectivo tiene a mano

Cuanto dinero le debe a sus suministradores

Cuanto tiempo le tarda a usted vender su mercancía

Cuanto tiempo le lleva recibir pago de sus clientes

El dibujo en esta página demuestra como los fondos en efectivo se mueven por el negocio.

Ciclo de operaciones

El ciclo de operaciones mide los días que le lleva al dinero que tenga en efectivo para completar el ciclo de negocio y le vuelva a Usted como efectivo nuevamente. Calcular el ciclo lo ayuda a comprender por qué los negocios que crecen demasiado rápidos tienden a tener problemas con el flujo de efectivo.

Un ciclo de operaciones negativo significa que usted tiene que pagar sus cuentas antes de que le paguen a Usted sus clientes. Mientras que su volumen de ventas aumenta, necesitará más efectivo para pagar sus deudas. Al no ser que pueda invertir más dinero en efectivo, se limita la posibilidad de que su negocio desarrolle. La mayor parte de negocios tiene un ciclo de operaciones negativo.

Un ciclo de operaciones positivo significa que sus clientes le pagan a usted antes de que tenga Usted que pagarles a sus suministradores. Más positivo es su ciclo, es menos el dinero que se necesita para que siga funcionando su negocio a medida que aumentan sus ventas. En las siguientes páginas hay varias formas de hacer que su negocio tenga un ciclo de operaciones más positivo y mejore su flujo de efectivo.

Como incrementar su flujo de efectivo

No haga pedidos de inventario exagerados. Asegúrese de comprar lo que se vende. No compre cualquier cosa solamente porque es una buena compra o porque le gusta. Aumentar las veces que su inventorio debe renovarse es una de las mejores maneras de generar efectivo. No obstante, tenga en cuenta de mantener bastante variedad de productos para satisfacer a los clientes.

Convierta inventario muerto a dinero. Si hay artículos que no se están vendiendo mientras se pide su precio normal o aproximadamente su precio normal, rebájelos para que se vendan de una vez. Es mejor tener algún efectivo extra a mano que un inventario que no le valga nada y tenga que rebajar más adelante.

Solicite crédito de sus suministradores. Una vez que haya conseguido un buen récord de crédito, es cosa común obtener de 7 á 30 días de crédito. Debe tener en cuenta, sin embargo, que podría estar renunciando a un descuento substancial si opta por el crédito.

Limíte la cantidad de crédito que le ofrece a sus clientes. Usted necesita hacer un balance entre cuanto mejoran sus ventas al dar crédito y cuanto pierde al no cobrar lo que le deben sus clientes. Podría ofrecer un incentivo, tal como un pequeño descuento, por cobrar pronto. Sobretodo, antes de envíar su mercancía, verifique que su cliente podrá pagarle.

Tercera medida Calcule el lucro en bruto de sus ventas - ¿De dónde vendrá el dinero?

Usted puede generar efectivo de tres maneras

Aumentando las ventas al atraer nuevos clientes (véase la sección de Mercadeo)

Reduzca sus gastos reduciendo sus costos (véase Primera medida)

Engendre más efectivo por cada dólar de ventas

Un aumento en su volumen de ventas no significa necesariamente que usted está ganando más dinero. De hecho, usted podría estar perdiendo dinero si no cubre sus gastos. . Esta sección lo ayudará a comprender cuanto efectivo puede generar por cada dólar de ventas.

Lucro en bruto (o margen en bruto) de ventas le deja saber cuanto efectivo usted está engendrando por cada dólar de ventas. Debería sin problemas cubrir sus gastos y sacar lucro.

Lucro neto es el efectivo que le sobra después de haber pagado todas sus deudas de gastos generales y de obra de mano. Usted puede invertir este dinero nuevamente en su negocio o sacarlo.

Por ejemplo, una tienda de aparatos tiene gastos generales y de obra de mano por semana de $2.000. La tienda gana $9.000 en ventas cada semana. Usted calcula que el costo al por mayor de la mercancía que vende es $6.000. ¿Cuánto dinero (lucro en bruto) tiene para cubrir los $2.000 de gastos generales y de obra de de mano?

Ventas
$9,000
LUCRO EN BRUTO (EN DÓLARES)
mEnos Costo de mercancía al por mayor
- 6,000
-------
son Lucro en bruto
$3,000
menos Gastos
- 2,000
-------
son Lucro neta
$1,000

Generó $3.000 ($9.000 - $6.000 = $3.000) para cubrir sus gastos. Esto es su ganancia en bruto. Su ganacia neta es $1,000.

Una vez que sepa cuanto dinero en efectivo hizo en dólares, necesita convertirlo en un porcentaje. La razón por la cual debe convertir su ganancia en bruto de una cifra en dólares a un porcentaje es para que pueda hacer una proyección de cuanto dinero podrá generar por cada dólar de ventas.

Su lucro en bruto en porcentaje (o margen de ventas) es el 33%.

Lucro en bruto dividido por ventas
son el
MARGEN EN BRUTO DE VENTAS

$3,000 $9,000 = 33%

Puede calcular que por cada dólar de ventas en el futuro, se ganará 33 centavos de lucro en bruto. Debería calcular su ganancia en bruto de ventas cada semana para verificar que su margen sigue igual.

En ciertos casos, reducir su margen de lucro en bruto puede mejorar tanto sus ventas como su flujo de efectivo. Al vender a precios más bajos pueden hacerlo más competitivo y permitirle vender más artículos. Puede ganar menos sobre cada unidad que vende pero la ganancia total durante el periodo será igual ya que está vendiendo más artículos.

Usted necesita calcular los precios justos para venta así el precio multiplicado por la cantidad vendida le rinde el mayor beneficio.

Sin embargo, cuando Usted reduce los precios para vender más artículos, debe tener en cuenta que su ciclo de operaciones puede que se haga más negativo. Esto ocurre porque está vendiendo una cantidad más alta de artículos por los cuales les tiene que pagar a sus suministradores antes de que sus clientes le paguen a Usted. Por lo tanto, necesitará más dinero para expander su negocio. Una explicació más detallada aparece en el apéndice bajo Como fijar los precios de sus productos para cubrir sus gastos.

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Pasado Actualizado January 23, 2001

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